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accounting税務・会計業務

マイナンバー制度

マイナンバー制度に関する書式の提供について

マイナンバー制度(番号法)が平成28年1月より実施されることになりました。
実施に伴い、平成30年10月より国民一人ひとりに12桁の「個人番号」が記載された「通知カード」が郵送され、マイナンバーにより所得や納税、いずれは年金等が管理されるようになります。

税理士法人のぞみでは、企業の皆様がマイナンバー制度への取り組みを迅速に進めるために、必要になると考えられる各種書類のひな型をご提供いたします。
また、各書式のご利用方法を一例として掲載しています。
あくまで、参考としてご利用いただき、ご利用の際は、自己責任でお願いいたします。

※各種書式で会社ごとに変更したほうがよい部分は、■■としており、見本([PDF])においては赤い文字で記載しています。

マイナンバー制度実施までに用意すべき事項の一例

マイナンバー制度の実施は平成28年1月よりですが、平成27年の年末調整に関わる届け出が来年1月となります。そのため、従業員の皆さんには年末調整の書類を提出していただく際に、「マイナンバー」を提出いただくことが考えられます。
以下は、平成27年12月の年末調整の際にマイナンバーを提出していただくためのスケジュールの一例と必要書類です。

望ましい年月・時期 諸業務 書類(ひな形)
Microsoft Word(.docx)形式
見本
平成27年9月 従業員へのマイナンバー制度の周知 ①マイナンバー制度(番号法)の実施とそれに伴うお願い [PDF]
従業員のマイナンバーを提出するまで 個人情報管理制度の施行 ②特定個人情報等の適正な取り扱いに関する基本方針 [PDF]
③特定個人情報取扱規程(中小規模事業者向け) [PDF]
社内の担当者との取り決め ⑥誓約書 [PDF]
平成27年9月 年末調整の書類の準備 ④平成27年分年末調整に関する各申告書提出のお願い [PDF]
平成28年1月以降の法廷調書作成準備 ⑤マイナンバー(個人番号)提供のお願い [PDF]

提供書類について

① 「マイナンバー制度(番号法)の実施とそれに伴うお願い」

平成27年10月(マイナンバー通知開始)より前に、会社がマイナンバーの概要、個人番号の適切な取り扱いについて、全従業員に周知させるための書式です。

参考資料

内閣官房 マイナンバー社会保障・税番号制度 フリーダウンロード資料
●広報資料のサマリー版


② 「特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針」

〈会社がマイナンバーを取得するまでに策定〉
特定個人情報等の適正な取扱いの確保について、組織として取り組むための基本方針の書式です。

参考資料

特定個人情報保護委員会
特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)(本文及び(別添)特定個人情報に関する安全管理措置)第4-2-(2)安全管理措置


③ 「特定個人情報取扱規程」(中小規模事業者向け)

〈会社がマイナンバーを取得するまでに策定〉
「個人番号」を取り扱う事務、特定個人情報等の範囲、事務取扱担当者を明確にし、事務の流れを整理して、特定個人情報等の具体的な取扱いを定めるための特定個人情報取扱規定の書式です。

参考資料

特定個人情報保護委員会
特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)(本文及び(別添)特定個人情報に関する安全管理措置)第4-2-(2)安全管理措置


④ 「平成30年分 年末調整に関する各申告書提出のお願い」

年末調整をする際、「扶養控除等(異動)申告書」と「保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書」を配布する際に添付する書式です。
※扶養控除申告書の提出義務が無い方(パート・アルバイトの内、乙欄の方や日雇い労働者の方…)の個人番号も取得する必要があるため、そのような方がいらっしゃる場合は、⑤「マイナンバー(個人番号)の提供のお願い」の使用目的を修正し、個人番号の回収にご利用ください。

修正例

支払調書の作成・提出事務のために  →  源泉徴収票の作成・提出事務のために


⑤ 「マイナンバー(個人番号)の提供のお願い」

税理士・社会保険労務士への報酬支払いや、地主・大家への地代家賃の支払い、株主への配当金の支払いなどに関する法定調書を作成するときに、マイナンバーが必要になります。個人番号の提供を依頼する書面を活用した本人確認の書式です。

参考資料

国税庁 国税の番号制度に関する情報
例4個人番号の提供を依頼する書面を活用した本人確認


⑥ 「誓約書」

社内で個人番号を取り扱う者(例えば経理担当者)が、特定個人情報に関する取扱いに関して、会社の指示に従うことを誓約するための書式です。


税理士法人望月会計では、今後とも制度に基づき、必要な書式は随時公開します。
関与先の皆様におきましては、不明瞭な点は担当者までお問い合わせください。

平成27年9月11日現在

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